あなたは、フロントガラスの車検証のあの小さいシールの、
貼る位置が、変更になってのを知っていますか？
先日、僕が経営する会社で、レンタルキャンピングカーの車検がありました。
車検証の位置が変更になりましたので、お願いしますとディーラーの担当さんから言われました。
今までは、バックミラーの裏で、運転手の視界の邪魔にならないところでしたよね？
それが「運転席側のガラス上部」に変更にりました。
その理由は、以下の通りです。
国土交通省は車検ステッカーの貼付位置を変更する理由について、「運転者席からも見やすい位置に貼付することにより、運転者が自動車検査証の有効期間を容易に確認できる状況を作ることで、車検の受け忘れ等を未然に防止することを目的としている」と説明しています。
逆に言うと、うっかりの車検切れが、それだけ増えているということでしょう。
最近では、行政の公用車での車検切れも問題となったばかりです。
車検切れには、重大な罰則があります。
車検切れの車で公道を走行した場合、30日の免停処分になり、違反点数6点、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられる交通違反です
30日免停は、なかなかですよね。
また、車検切れで事故を起こした場合、任意保険の期間中でも、保険が適用にならないケースもありえます。
前置きが長くなりましたが、
そんな重要な車両管理を、Notion（ノーション）でやってみたらと検討したいと思います。
Notion（ノーション）で中小企業の経理・総務業務の効率化を！まずは車両管理台帳をノーションで作る
Notionを使用して、車両名、ナンバー、乗車人数、オイル交換や点検の予定などを管理することで、
車両の情報を簡単に確認できる。また、事故やトラブル時にはNotionに保険証券を記載しておくことで、連絡先をすぐに確認できる。
さらに、車両のメンテナンス履歴をNotionに記録しておくことで、車両の状態を把握することができ、
長期的なメンテナンス計画を立てることができます。Notionを使って、車両の管理をより効率的に行いましょう。
ノーションの車両管理データベースに入れるべきお勧めな項目
- 車両のナンバー/車体番号
- メーカー・車名
- 車種/型式/色など
- 登録年月日
- 乗車定員
- 車両を利用する部署（使用者名）
- 購入年月日/リース開始年月日
- 車検満了日
- 定期点検の実施内容
- 整備工場名（担当者名、電話番号など）
- 修理歴、事故に関する情報（事故の際の状況や修理箇所、結果など）
上記の車の情報に加えて、
自賠責と任意保険の保険証の内容、元本のPDF、代理店の担当者、連絡先など。
さらに更新時期や、金額を入れていけば、更新の前のタイミングでより保険の見直しもできます。
車両のメンテナンス履歴をNotion（ノーション）に記録しておくことで、車両の状態を把握することができ、長期的なメンテナンス計画を立てることができます。
車によっては、半年点検、1年点検などが義務付けられています。
そのほかにも、地域によっては、冬用タイヤのスタッドレスタイヤへの交換サイクル。
エンジンオイルの交換サイクル（１年に１回か、5000キロに1回とか）、
エアコンフィルターの交換、ブレーキオイルの交換、夏用タイヤの交換など、
消耗品パーツの交換履歴を入れたり、次回の交換予定を入れておけば、
ディーラー任せで高く請求されたりすることがなくなります。
Notion（ノーション）を使って、車両の管理をより効率的に行いましょう。
修理歴、事故に関する情報（事故の際の状況や修理箇所、結果など）を入れておくことは、
中古車として売却するときい、重要です。中古買取店などに持ち込む際に、事故歴・修理の履歴を必ず確認されます。
また、直したところが不具合が出た場合に、こうした情報があれば、弁償をうける証拠となります。
車両管理をエクセルでなくNotion（ノーション）で実行したほうが良い
車両管理は、エクセルでやっているという会社が多いことと思います。
では、なぜ、現状のエクセルからノーションに車両管理台帳を移行したほうがよいのでしょうか？
Notionを使用することで、車両管理をより簡単かつ効率的に行うこと
エクセルと比較して、Notionはより柔軟で使いやすく、複数の人が同時にアクセスできるため、
スムーズなコラボレーションが可能です。
また、Notionは様々な情報を一か所にまとめることができるため、保険証券や車両のメンテナンス履歴など、
必要な情報をすぐに確認することができます。
さらに、Notionはテンプレート機能を提供しているため、車両管理表を簡単に作成することができます。
エクセルよりもNotionの方が、車両管理をより効率的に行うためのツールとして優れています。
まとめ
中小企業の総務では、社用車の管理をしている。
主に、車両名、どこの事業所で使用している車なのか、車のナンバー、乗車人数、オイル交換や点検の予定などを管理します。
申請書や、書類で、車のナンバーを記載することがあったりするのですが、その都度確認しに行ったり、
聞くのはめんどくさいので、最低限、エクセルでも管理していることと思いますが。
それをノーション上に乗せると、
テキストの情報以外にも、PDFや写真も一元管理できますし、
なによりも離れた営業所など、総務と現地で同じ車両管理台帳をDBで管理できます。
あってはいけいない事故やトラブルがあった時こそ、
どこに連絡すればいいのか、保険証券がでてこないとか、
役立つことになるでしょう。
事故対応マニュアルも併せて記載すれば、さらに安心です。