受注管理をNotion（ノーション）でやるメリット
25年以上も前、
とあるハウスメーカーの営業マンだった僕は、
父の要請で、彼が経営するIT会社に転職しました。
営業のノルマに追われる生活に疲れていた僕は、
営業以外の部署をリクエストして、
所属は、営業推進室となりました。
営業と経理をつないだり、
お客様からの電話取次が主な仕事でしたが、
月初の営業会議に資料を作成するのも営推の大事な仕事でした。
もともと、
住宅の営業時代は、パソコンを使ってないかった当時の僕には、
苦痛で苦痛で、仕方なかった覚えがあります。
もちろん、直ぐにエクセルを覚えて、
ちゃっちゃと、やれるようになりましたが、
受注管理は、ビジネスにおいて重要な要素の一つです。
顧客からの注文を管理し、迅速で効率的な対応が求められます。
エクセルは、受注管理によく使われるツールの一つですが、ノーションを使用することで、
より効率的かつ使いやすい受注管理を実現することができます。
本記事では、エクセルの受注管理をノーションで行うメリットについて解説します。
今回は、そうした営業の受注管理を、
どちらかというと社内視線で、管理しているエクセル受注管理をノーションに移行したら、
どうなるかをシミュレーションしてみました。
目次
１，受注管理をノーションで行うメリット
２、受注管理を行うためのExcelファイルを作成するやり方
３，受注管理システムをノーションのデータベースで作成するポイント
受注管理をNotion（ノーション）で行うメリット
- 無料で使用可能: ノーションは無料で使用できます。そのため、kintoneなどのクラウドシステムを使用するよりも、コストを抑えて受注管理ができます。
- クラウド上で管理: ノーションはクラウド上で使用できます。そのため、エクセルと違って、データの共有やバックアップが簡単に行えます。また、複数の端末からアクセスできるため、場所や時間を問わずに受注管理ができます。
- 直感的な操作性: ノーションは直感的な操作性があります。そのため、Googleスプレッドシートなどのソフトウェアよりも、使いやすいと感じる人が多いです。
- 豊富なテンプレート: ノーションには受注管理用のテンプレートが豊富に用意されています。そのため、手軽に受注管理を始めることができます。また、カスタマイズも容易に行えます。
- 自動化が容易: ノーションには自動化機能が豊富に備わっています。そのため、Excel・スプレッドシートなどのソフトウェアよりも、簡単に自動化を実現することができます。例えば、自動で請求書を作成したり、注文確定の通知を送信したりすることができます。
Notion（ノーション）を使用することで、セールスフォースやキントーンなどより安く、受注管理をより簡単かつ効率的に行うことができます。
また、スプレッドシートやExcelなどのソフトウェアでは実現が難しい自動化機能を実現することができます。
さらに、データの共有やバックアップも簡単に行えます。
また、豊富なテンプレートを使用することで、手軽に始めることができます。
Notion（ノーション）を利用することで、より効率的かつ迅速な受注管理を実現することができます。
受注管理を行うためのExcelファイルを作成する場合、以下の手順を参考にすることができます。
自社にぴったりとした、Notion（ノーション）の受注管理テンプレートが見つからなかった場合はには、
あえてエクセルから始めるのも一手です。
受注管理の仕組み自体を、初めて作るという、創業まもない会社の場合は、
ネット上で自社の業種や、受注の仕方にあった、エクセルのテンプレート、ひな形を探して、
それをもとに、Notion（ノーション）に取り入れることをおすすめします。
もちろん、ゼロから、以下の項目を参考にして、Notion（ノーション）上でデータベースを作成してもかいません。
- シートの作成: Excelファイルを開き、新しいシートを作成します。このシートは、受注データを管理するための主要な作業場所となります。
- カラムの設定: 受注データの各項目に対応するカラムを設定します。一般的な受注管理では、以下のような情報を管理します。
- 注文番号: 受注の一意の識別番号
- 注文日: 受注が行われた日付
- 顧客名: 注文を行った顧客の名前
- 商品名: 注文された商品の名前
- 数量: 注文された商品の数量
- 単価: 1つの商品の価格
- 合計金額: 数量と単価を掛け合わせた金額
- 状態: 注文の進行状況や処理状態など
これらの情報に基づいて、カラムを作成し、それぞれの情報を入力できるようにします。
- データの入力: 受注データを入力するための行を追加します。新しい注文が発生した場合や情報が更新された場合には、新しい行を追加してデータを入力します。必要に応じて、データの整列や並べ替えを行うこともできます。
- 集計や分析: 受注データを集計したり、分析したりするための機能を追加することもできます。例えば、注文の合計金額を計算するための合計関数や、顧客ごとの注文数をカウントするための集計関数を使用することができます。
- フィルタリングやソート: 受注データを特定の条件でフィルタリングしたり、特定の列でソートしたりすることも重要です。これにより、特定の顧客の注文を表示したり、特定の日付順にソートしたりすることができます。
- グラフやダッシュボードの作成: 受注データを視覚化するために、グラフやダッシュボードを作成することもできます。受注の推移や顧客ごとの売上などをグラフ化することで、ビジュアルにデータを理解しやすくすることができます。
これらの手順に従って、受注管理に適したExcelファイルを作成することができます。
また、必要に応じて関数やマクロを使用することで、より高度な機能を追加することも可能です。
受注管理システムをNotion（ノーション）のデータベースで作成するポイント
エクセルや表計算ソフトは、右に右に展開していくので、いろいろな項目をごちゃ混ぜに作ってしまいがちです。
Notion（ノーション）では、本格的なリレーショナルデータベースが活用できるので、
最初から、ビジネスの拡大を前提とした受注管理システムにしておくことが重要です。
そのためには、データベースの設計が非常に重要となります。
本記事では、受注管理システムをノーションのデータベースで作成する際のポイントについて解説します。
データベースを分割する
受注管理システムを作成する際に、データベースを分割することが非常に重要となります。
データベースを分割することで、データの管理が容易になり、システムの機能拡張もしやすくなります。
受注管理システムをNotion（ノーション）のデータベースで作成する場合、以下の３つのデータベースに分割することをおすすめします。
1. 受注管理（契約管理）DB
NOTION上の、受注管理DBには、受注を管理するための情報が格納されます。
注文番号、注文日、顧客名、状態などが含まれます。
受注管理DBは、注文を管理するための主要なデータベースとなります。
2. 受注明細DB
NOTION上の、受注明細DBには、注文された商品やサービスの情報が格納されます。
商品名、数量、単価、合計金額などが含まれます。
受注管理DBと受注明細DBを関連付けることで、受注の詳細な情報を管理することができます。
3. 顧客DB
NOTION上の、顧客DBには、顧客情報が格納されます。
顧客名、住所、電話番号、メールアドレスなどが含まれます。
顧客DBは、受注管理システムにおいて、顧客管理を行うためのデータベースとなります。
データベースの関連付け（リレーションシップ）を行う
受注管理システムを作成する際には、上記で説明した３つのデータベースを関連付けることが必要です。
受注管理DBと受注明細DBは、注文番号をキーなどとして関連付けを行います。
また、受注管理DBと顧客DBは、顧客名をキーとして関連付けを行います。
これにより、顧客情報を簡単に参照することができます。
※2023年7月時点では、ノーション上でのリレーション付けは、都度画面上で手入力する必要があります。
CSVなどで、取り込んだDBを一括してリレーション付けする方法はありません。
必要な情報を設定する
受注管理システムを作成する際には、必要な情報を設定することが必要です。
具体的には、受注管理DBには注文番号、注文日、顧客名、状態などの情報を設定します。
受注明細DBには、商品名、数量、単価、合計金額などの情報を設定します。
顧客DBには、顧客名、住所、電話番号、メールアドレスなどの情報を設定します。
必要な情報を設定することで、受注管理システムをより効率的に使用することができます。
まとめ
Notion（ノーション）を使用することで、セールスフォースやキントーンなどより安く、
受注管理をより簡単かつ効率的に行うことができます。
また、スプレッドシートやExcelなどのソフトウェアでは実現が難しい自動化機能を実現することができます。
さらに、豊富なテンプレートを使用することで、手軽に始めることができます。
自社にぴったりとした、Notion（ノーション）の受注管理テンプレートが見つからなかった場合には、
あえてエクセルから始めるのも一手です。
Notion（ノーション）を利用することで、より効率的かつ迅速な受注管理を実現することができます。
以下ののポイントを踏まえて、受注管理システムをノーションのデータベースで作成することができます。
- データベースを３つに分割する
- 1. 受注管理（契約管理）DB
- 2. 受注明細DB
- 3. 顧客DB
- データベースの関連付け（リレーションシップ）を行う
- 必要な情報を設定する
データベースの分割や関連付けを行い、必要な情報を設定することで、より効率的な受注管理を実現することができます。
Notion（ノーション）のデータベースを使用することで、受注管理システムの作成が非常に簡単になるため、ぜひ活用してみてください。