税理士・会計士の業務は、一定の月に業務が集中するのが問題と言われます。
３月の確定申告、
そして企業の決算月は３月末に集中しています。
申告期限は、２か月後の６月末です。
そして、しばらく空いて、年末調整です。
数は多いし、住宅ローン控除があったり、子供が扶養家族の出入りだったり、
かなり混乱します。
実質、11月後半から6月末までの約7か月が繫忙期と言えそうです。
これが業務の平準化ができたらよいのでしょうが、
お上が決めたことなので、なかなか変わらなそうです。
そこで、Notion（ノーション）による税理士・会計士事務所の効率化を、
以下のように検討してみました。
- 税務申告書の作成のためのデータベースの作成
- Notionを使用した税理士・会計士のクライアント管理
- 会計情報の共有と顧客のアクセスの制御
- 会計業務の自動化
税務申告書の作成のためのNotion（ノーション）データベースの作成
税理士・会計士として、クライアントの税務申告書を作成することは、重要な仕事の1つです。
Notion（ノーション）を使用して、これらの申告書を管理することができます。
以下では、Notionを使用して、クライアントの税務申告書を管理する方法について説明します。
Notion（ノーション）上のデータベースの設定
まず、税務申告書を管理するためのデータベースを設定します。
このデータベースの各エントリは、クライアントの税務申告書になります。以下に例を示します。
- クライアント名：クライアントの名前を入力するためのテキストフィールド。
- 申告書タイプ：申告書の種類を選択するための選択プロパティ。例えば、青色申告・白色申告など。
- 期限：申告書の期限を追跡するための日付フィールド。
- ステータス：「未提出」「提出済み」「承認済み」といったオプションを持つ選択プロパティ。
- ファイル：申告書をアップロードするためのファイル＆メディアプロパティ。
これらのプロパティを設定することで、すべてのクライアントの税務申告書を1つのデータベースにまとめることができます。
Notion（ノーション）ワークフローの設計
次に、税務申告書のワークフローを設計します。
Notion（ノーション）を使用して、ワークフローを自動化することができます。
例えば、税務申告書が提出された際に、自動的に承認プロセスを開始することができます。
ワークフローを設計する際には、以下の点に注意してください。
- 承認フローを設定する：税務申告書を承認するためのフローを設定します。承認プロセスが完了すると、ステータスを「承認済み」に変更することができます。
- 期限に従い自動的にリマインダーを設定する：期限が近づくと、自動的にリマインダーを設定することができます。
- 申告書の提出に関する通知を設定する：クライアントの申告書が提出された場合、関連する人に通知を送信することができます。
これらの設定により、クライアントの申告書を効率的に管理することができます。
Notion（ノーション）で機密情報の管理
税務申告書に関する情報は、非常に機密性が高いため、適切なセキュリティ措置を講じる必要があります。
Notion（ノーション）では、機密性の高い情報にアクセスできる人を制限することができます。
例えば、税務申告書にアクセスできるのは、承認された人だけであるように設定することができます。
また、クライアントにのみ税務申告書にアクセスできるように設定することもできます。
これらの設定により、機密情報が漏れることを防ぐことができます。
Notion（ノーション）を使用した税理士・会計士のクライアント管理
次に、税理士・会計士がNotionを使用してクライアント管理を行う方法について説明します。
以下のセクションで、Notionを使用して顧客データベースを設定し、タスク管理、メモと会議議事録、ナレッジベース、
財務モデルと分析のために使う方法について説明します。
Notion（ノーション）を使用した顧客データベースの設定
税理士・会計士は、Notionを使用してクライアントデータベースを設定することができます。
クライアントデータベースは、各クライアントの情報を追跡するために使用されます。
クライアントデータベースのプロパティには、クライアント名、連絡先情報、請求レート、年次税ファイル、
ステータス、次回の予約などが含まれます。
Notion（ノーション）を使用したタスク管理
税理士・会計士は、Notionを使用してタスクを管理することができます。
タスク管理のための別のデータベースを作成することができます。
各エントリはタスクであり、クライアントデータベースと関連付けるためにリレーションプロパティを使用できます。
タスクのプロパティには、タスク名、期限、ステータス、担当者、ノート、クライアントなどがあります。
Notion（ノーション）を使用したメモと会議議事録
税理士・会計士は、クライアントミーティング中にNotionを使用してメモを取ることができます。
Notionは、日付、参加者、および議論された重要なポイントのためのフィールドが含まれるテンプレートを提供しています。
また、これらのノートをクライアントデータベースの関連するクライアントにリンクすることもできます。
最近だと、良い音声から文字変換してくれるシステム「NOTTA」などがあるので、うまく活用することで、
効率的に議事録を作成することができます。
Notion（ノーション）を使用したナレッジベース
税理士・会計士は、Notionを使用して、税法、会計原則などの参照資料を保存するためのナレッジベースを作成することができます。
Notionは、トグルリスト、テーブル、またはデータベースを使用して、この情報を整理することができます。
Notion（ノーション）を使用した財務モデルと分析
税理士・会計士は、Notion（ノーション）のスプレッドシートのようなデータベースを使用して、基本的な財務モデリングや分析を行うことができます。
たとえば、収入と経費を追跡するためのデータベースを設定できます。
会計情報の共有と顧客のアクセスの制御
税理士・会計士は、クライアントと会計情報を共有する必要がありますが、機密性が高い情報を保護する必要があります。
Notion（ノーション）を使用すると、顧客が必要な情報にアクセスできるようにすることができますが、
アクセスを制限して機密性を保護することもできます。
ページの作成
まず、クライアントがアクセスできるページを作成する必要があります。
Notion（ノーション）では、ページを作成して、機能をカスタマイズすることができます。
たとえば、ページには、次のような機能が含まれることがあります。
- 共有されたファイル
- 会計情報のダッシュボード
- 会計情報のレポート
- 会計情報のアーカイブ
Notion（ノーション）の権限の設定
次に、権限を設定する必要があります。Notion（ノーション）では、ページにアクセスできるユーザーを制限することができます。
たとえば、クライアントにアクセスを許可する場合は、特定のページに招待することができます。
また、アクセスを制限することもできます。
たとえば、クライアントが会計情報を見ることができるが、編集することはできないように設定することもできます。
ページのカスタマイズ
ページをカスタマイズすることで、クライアントが必要な情報にアクセスしやすくなります。
たとえば、ダッシュボードを設定して、重要な情報を一覧表示することができます。
また、グラフやチャートを作成して、クライアントが会計情報を可視化することができるようにすることもできます。
ファイルの共有
Notion（ノーション）を使用すると、ファイルを共有することもできます。
たとえば、クライアントに請求書や領収書を送信することができます。
また、ファイルをアップロードして、クライアントと共有することもできます。
Notion（ノーション）などに会計業務の自動化
現代のビジネス環境では、会計業務の自動化がますます重要な役割を果たしています。
とりわけ税理士事務所では、記帳代行といった、クライアントの経理部門の業務を、
大量に業務受託しているケースがあります。
だからこそ、会計業務の自動化により、税理士・会計士は時間と労力を節約し、精度の高い作業を行うことができます。
以下では、会計業務の自動化について説明します。
クラウド会計システムへの切り替え
会計ソフトウェアの導入は、会計業務を自動化するために最も一般的な方法の1つです。
ほとんどの事務所で既に導入されていることと思います。
会計ソフトウェアには、請求書の作成、支払いの処理、給与計算、会計帳簿の管理など、様々な機能があります。
これを既存のPCインストール型会計ソフトウェアから、クラウドベースの会計システムへ切り替えることです。
切り替えには、大きな痛みや、混乱が生じますが、競合他社より優位性を取るには一日でも早い方がよいでしょう。
例えば、フリーや、マネーフォワードが代表的な例です。弥生会計もクラウドベースで使うことが可能です。
クラウド会計システムの導入により、多くの業務を自動化することができます。
一番は、ネットバンクからのデータ連携や、クレジットカード会社のデータ連携が即座に仕訳に自動生成されるシステムです。
これにより、時間とコストを大幅に節約し、精度の高い作業を行うことができます。
預金残高を合わせるという、苦痛な作業から解放されることでしょう。
Notion（ノーション）AI技術の活用
AI技術は、会計業務の自動化に大きな影響を与えています。
AI技術を使用することで、アカウンタントは、データの自動認識、自動分類、自動転記などの作業を行うことができます。
これにより、人間エラーが減少し、作業時間が短縮されます。
AI技術を活用することで、アカウンタントは、より高度な作業に集中することができます。
たとえば、ビジネス戦略の策定、財務分析、税務計画などです。
ノーションAIなどのAI技術を、いかに活用するかが、今後のカギになります。
Notion（ノーション）ワークフローの自動化
会計業務の自動化には、ワークフローの自動化が不可欠です。
これこそがNotion（ノーション）の得意分野です。
ワークフローの自動化により、タスクの自動割り当て、自動承認、自動リマインダーなどが可能になります。
これにより、事務員は、よりタスクに集中することができます。
ワークフローの自動化には、Notion（ノーション）の他にも、多くのツールがあります。
たとえば、Zapier、IFTTT、Microsoft Flowなどです。
これらのツールを使用することで、アカウンタントは、会計業務を自動化し、生産性を向上させることができます。
Microsoft Flow は、開発者の支援を必要とせずに、ユーザーが複数のアプリケーションやサービスにわたるワークフローを作成および自動化できるクラウドベースのサービスです。
IFTTTは「If This then That」の略です。これは、ユーザーがアプレットを作成できる Web ベースの自動化ツールです。アプレットは、インターネットに接続されたサービスとデバイス間のタスクを自動化する一連の条件ステートメントです。
Zapier は、ユーザーがさまざまな Web アプリケーションを統合してワークフローを自動化し、時間を節約できるようにする Web ベースの自動化ツールです。
まとめ
会計業務の自動化は、税理士・会計士に多くの利益をもたらします。
クラウド会計システムの導入、AI技術の活用、ワークフローの自動化など、様々な方法があります。
これらの方法を使用することで、税理士・会計士は、時間と労力を節約し、精度の高い作業を行うことができます。
Notion（ノーション）を使って、会計業務の自動化に取り組むことで、アカウンタントは、より高度な作業に集中することができ、
さらに、
Notion（ノーション）を使用して、クライアントの税務申告書を管理することができます。
データベースの設定、ワークフローの設計、機密情報の管理に注意を払うことで、
税務申告書の作成と管理を効率的に行うことができます。
次に
Notion（ノーション）を使用すると、税理士・会計士は会計情報を共有し、顧客が必要な情報にアクセスできるようにすることができます。
しかし、機密性が高い情報を保護するために、アクセスを制限することもできます。
ページの作成、権限の設定、ページのカスタマイズ、ファイルの共有を行うことで、
クライアントと会計情報を安全に共有することができます。