以前、ある経営コンサルタントから経理業務を改善される方法を質問されたことがありました。
僕の答えが、
「社内の小口現金の廃止と、社長の支払いをクレカに一本化すること」
でした。
残念ながら、それは却下されたのですが、クレカの一本化については、
ANAカードを活用することで、マイルが貯まるなど、社長にもメリットがあります。
でも、今聞かれたら、
経理業務のワークフロー管理のために、
Notion（ノーション）を導入すること答えます。
経理事務処理の革命！Notion（ノーション）でミスを撲滅する方法
経理事務というのは、細かい作業が多くミスが許されない分野です。
そして、経営者として、経理の処理にミスが起こることでの損失や遅延は絶対に避けたいところ。
そここそ、事務ミスで、支払いが遅延したしても、
先方がそれを信じてくれるとは、かぎりません。
この会社大丈夫か？と、一気に、信用問題に発展しかねないのです。
企業の会計ミスを撲滅し、経理処理を効率的に行う方法を紹介します！
その秘密の武器は、Notion（ノーション）です！
1. テンプレートを活用し、経理処理の手順を明確に
Notion（ノーション）の最大の強みは、テンプレートの作成と利用が簡単であること。
経理処理の各ステップをテンプレート化し、新しい経理タスクがある度にそのテンプレートを利用すれば、
ミスの元となる手順の省略やミスを防ぐことができます。
以前は、経理といえば、経理マニュアルでした。
とりわけ、経理部門・管理部門は、派遣スタッフを受け入れることも多いために、
派遣スタッフの最初の仕事は、経理マニュアルの作成ということもあり得ました。
ところが、経理部門・管理部門は、人の人数が多ければ多いほど、
人が仕事を作るという謎の現象が発生することがあります。
そうした場合には、経理マニュアルが、業務効率化の壁となります。
経理マニュアルを守れば守るほど、業務効率化が進まないのです。
しかも、担当者に、この手順の意味を確認すると、経理部の慣習としてやってきたとか、
もはや、誰もそもそもの成り立ちを知らないことするあるのです。
こうした際に、
Notion（ノーション）に単に、経理マニュアルを載せるだけで終わらせるのではなく、
一歩も二歩も踏み込んで、
経理マニュアルを、テンプレートの作成まで落とし込んで、
業務効率化と、経理業務の確実化の一石二鳥を目指します。
結果的に、経理担当者の定年や退職に備えることが可能となります。
2. Notion（ノーション）のデータベース機能で情報を一元管理
複数の書類やデータを一箇所にまとめることで、必要な情報を瞬時に取得。発注情報、売上情報、
領収書など、すべての情報をNotion（ノーション）のデータベースに保存し、関連情報とリンクさせることで、
情報の追跡と更新が容易になります。
経理担当者のうんざりする仕事No1は、おそらく、社長からの繰り返しの質問や依頼です。
前期の決算書が欲しい。前々期も欲しい。やっぱり３期分（→最初っから、そう言えよ！）
今月の200万の仕入れ、元の受注明細が見たい。
前期の8月の売上が通常より倍だったけど、その内訳が知りたい。
営業車を入れ替えるけど、前回の契約書か、見積もりを見たい。
まあ、おんなじことを、何度も何度も、聞いてくるそうです。
僕自身は、経理担当者のために、社長に答ええる専門の、経理Botを開発しようと思っています（笑。
現状では、
Notion（ノーション）上で、すべて管理することで、社長から来る問い合わせは、
いちいちキャビネットをがさこそ探さなくても、すべて出てくる。
さらに、
社長自らが、Notion（ノーション）で、欲しい情報を検索できたら、
今度は、お盆休み、お正月休み、ＧＷいつでも、検索できるので、
便利なことが間違いなしです。
3. 経理チームとのコミュニケーションを強化
Notion（ノーション）のコメント機能や@メンションを活用して、経理チーム内でコミュニケーションを活発に。
質問や確認事項を直接ドキュメント上で行い、ミスや誤解を未然に防ぎます。
4. チェックリストを活用し、確認作業を徹底
経理処理の最後にはチェックリストを用意。
このリストを通過しなければ次のステップに進めないように設定することで、ミスを撲滅します。
5. 進捗の可視化でタスクの遅延を防ぐ
Notion（ノーション）のボードやカレンダービューを使用して、経理のタスクの進捗を一目で確認。
遅延が生じそうなタスクには、期限を設定してアラートを鳴らすことで、作業の遅れを未然に防ぐことができます。
経験の浅い担当者に、幾つかのタスクが集中した場合、
Notion（ノーション）以前の職場では、本人が抱え込んでしまえば、その状況が外部から伺いしることが難しかったです。
ましてや、どんな優先順位で処理しているのか、
現状どこで詰まっているのか、いちいち聞かないと分からない。
ところが、Notion（ノーション）を導入すれば、
タスクに担当者をアサインするだけでなく、タスクの優先度や、
タスクに、サブタスクをつけたり、順序付けも可能です。
もちろん、「未着手」「処理中」「処理済み」のフラグを立てることができます。
まとめ
企業の会計ミスを撲滅し、経理処理を効率的に行うには、
Notion（ノーション）を経理部に導入することです。
- テンプレートを活用し、経理処理の手順を明確に
- Notion（ノーション）のデータベース機能で情報を一元管理
- 経理チームとのコミュニケーションを強化
- チェックリストを活用し、確認作業を徹底
- 進捗の可視化でタスクの遅延を防ぐ
まずは、少人数の経理、管理部門からNotion（ノーション）を導入して、
そこを改善して、次は、現業部門の営業や製造などに展開していくのが
中小企業にはスムーズだと思います。