『頭のいい段取りの技術』藤沢晃治（著）
出版社: 日本実業出版社 (2007/12/20) ISBN-10: 4534043252
◆「会議」を効率的に進め必ず成果を生む方法
◎「何をアウトプットするか」を決めて進める
『 仕事ではゴールを目指し、そのためのアクションが浮かび上がってきた瞬間から、
それをどういう順番で処理するか、が次の課題になります。
ですが、ゴールを持たない人には、自分がどんなアクションをしていいいのかさえ
分からない。モヤモヤしているはずです。ごった返すほどの仕事の渦の中に、飲み込まれて
しまっている。
私が勤務していた企業では社風だったのでしょうか、社内会議では、冒頭で「何を決める
会議か」という意識を全員がはっきりと共有していました。
複数の部門が集まり、問題を解決しようと、あれこれ議論するわけですが、終盤戦に
なってくると、会議で決まったことを確認し合い、アウトプットとして、A部とB部は何と
何をやらなければならない。そこでの責任者は誰です。ということを明らかにします。
◎必ずアクションプランを作成して実行せよ
『 さらに、第一章で紹介したように、会議での決定事項が完全に実行されるよう、
会議終了後、アクション項目と実行責任者と実行期限の三点がふくまれたアクションプラン
と呼ばれる表が作られました。このアクションプランが添付された議事録が、会議出席者
全員に配布されるのです。
そのため、曖昧なことは一切残らず、会議で決めたことが本当に、効率よく実行されて
いくことになります。
ところが、社風の異なる他の会社の会議に出席すると、ときどき、曖昧なまま議事が
進み、終わってみたら何が決まったのかさえ不明のままだったりします。
比較してみて分かったことですが、会議では、何を話すにも会議のゴールが出席者に
共有されていなければ、時間のムダとしか言いようがありません。
自社の文化に染まっていた私は、他社の会議の席で、ついつい言ってしまいそうになる
ことがあります。
「すみません。私が聞き逃したのかもしれませんが、この会議が目指すアウトプットは
何でしょうか？」
空気を読んでいる私は、もし本当に発言すれば浮いてしまうそんなことを実際に口に
出したりは、もちろんしません。「郷に入っては郷に従え」の教えの通り、私もモヤモヤ
した議論に参加したふりをします。
しかし、内心では、「何を目指すのか」という会議のゴールが曖昧なので、非常に
苛立っていたものです。
私が勤務時代の会議の議事録に添付されていたアクションプランは、それほど、難しい
ものではありませんでした。
アクションプラン作成の一番のポイントは、繰り返しになりますが、その会議のゴール
自体が明確に決まっているかどうかでした。
ゴールさえ決まっていれば、会議の進行自体が右往左往しても、議論される中身は、
そのゴールをどう達成するかです。会議の途中でいろいろ浮かび上がってくる問題点、
障害点などに関しては、全てでなくとも、たいてい解決策も出てくるわけです。
そうした解決策としての決定事項の一つひとつは必ず「誰が（どの部門が、どの会社が）」
「何を」「いつまでに」の三点に展開されます。
議事録作成担当者は、会議中、それらをメモするわけです。会議終了直前、議事録担当者は
自分がメモした内容の理解が正しいかどうかを会議出席者全員に確認します。そして
会議終了後、議事録作成者は、メモの内容をアクションプランという形の表として作り込ん
でいきます。
会議での決定事項を普通の議事録内の文章として表現すると、曖昧になってしまいがちです。
しかし、表にしようとすると曖昧点、不明点が浮かび上がってしまうので、それらを解消する
ことで、曖昧さを許さないアクションプランが自然にできあがるわけです。』
★最近、会議運営ノウハウに凝っています。
吉越さんの本といい、
本書といい、
目指すべき、会議の理想は、高いのですが、
中小企業の現状は、まだまだ、厳しいです。
本日は、この辺で。
編集後記
★最近、会議運営ノウハウに凝っています。
吉越さんの本といい、
本書といい、
目指すべき、会議の理想は、高いのですが、
中小企業の現状は、まだまだ、厳しいです。