「いつまで、エクセルで、見積を作成しつづけるつもりですか？」
新元号と、消費税改正の対策で、今までエクセルで見積を作成していた会社の多くが、販売管理システムを検討しています。
ある企業がとったアンケート結果によると、『エクセルで見積りを作っていますか？』
という質問に対して、なんと、80％以上の中小企業が「はい」と回答。
今更ながらに、マイクロソフトの偉大さに、恐れ入ります。
◇販売管理システムと比較した、エクセルの問題点
エクセルの問題点は、以下の４点です。
１、 集計ミス、表示ミスが多い。 ２、 複数人で使う場合、会社として、内容・書式が統一できない ３、 見積から、売上・請求業務が連動できず、集計も全て手作業となる ４、マイクロソフトのオフィスのコストが馬鹿にならない
１、 集計ミス、表示ミスが多い。
私の経験でも、新入社員で入った会社で、
営業管理部門にいたとき、その会社は、営業マンが独自にエクセルで見積を作成してきました。
あるとき、ベテランの営業マンが、会社の角印を押すように、見積書を私のところに持ってきました。
念のため、立計のチェックを、電卓で入れたところ、あいません。
そのミスを訂正するように伝えると、あからさまに不機嫌な顔をして、
まるで「俺が出せば、何でも決まる」とでも、言っているようでした。
２、 複数人で使う場合、会社として、内容・書式が統一できない
さきほどの集計行のミス事例は大袈裟にしても、
ここの社員が勝手にエクセルで見積を作ると、ミスはもちろんのこと、
注記を統一できないなど、様々な、リスクを潜在的に会社として抱えている可能性があります。
３、 見積から、売上・請求業務が連動できず、集計も全て手作業となる
その以前私がいた会社では、営業管理部門が、月初の全体営業会議の資料を作成していました。
前月の営業成績を集計するのは、普通でも、時間との勝負です。
ところが、その会社の場合、第一土曜日の午前中が、営業全体会議と決まっていましたので、
月末最終日が金曜日となった月は地獄でした。
ほとんど、会議まで徹夜で、資料を作成していました。
あの時、販売管理システムがあったならばな、と本気で思います。
もちろん、販売管理ソフトを使えば、手作業の集計業務は不要となります。
４、マイクロソフトのオフィスのコストが馬鹿にならない
意外と忘れがちなのが、
マイクロソフトのオフィスのコストです。
最近では、オフィスが不要な社員には、そもそもインストールしないという会社も増えています。
オフィスは箱で売られていたソフトから、クラウド管理のオフィス365に統一されつつありますが、１クライアントあたり、
年額9800円です。5年使えば、約5万円。
それに、社員数を掛けると、かなりの費用を負担することになりますね。
◇見積作成に、エクセルに代わる販売管理システムに、お薦めは「弥生販売19」
販売管理システムに、おすすめは、弥生販売19です。
プランは、スタンダード版でまずは、十分。
なぜなら、
価格が、プロフェショナル版は、スタンダード版の約1.8倍となります。
機能の違いは、在庫管理・生産管理と、初心者が取り組むにはちょっとハードルが高すぎます。
まずは、そもそも使いたい、販売管理システムの機能を使い切ることに専念するのが大切です。
◇弥生販売19のデメリット
いきなり、デメリットから語るのも、気が引けますが、
弥生販売は、販売管理システムとして、入金消込機能が全て手動な点が、ちょっと物足りないです。
本来ならば、インターネットバンキングから、データを取り込んで、
取引先名称と、金額から、自動消投稿一覧込がやりたいところですね。
◇弥生販売19のメリット
弥生販売19のメリットは、以下の通りです。
将来的に、販売管理システムを複数人数で使いたいときに、ネットワーク版がある。
販売管理システムは、経理・会計システム以上に、複数台で使いたいというニーズが強いシステムです。
営業部に１クライアント欲しかったり、営業所があれば、最低でも営業所ごとには必要になります。
今すぐ、顧客に見積を出したいときに、順番待ちだったら、機会損失の大きさは計り知れないませんね。
本社と各支店をネットワークでつないで、統一販売管理システムで、
データも一元管理するのは、企業成長の段階では、必然的なステップです。
そんなとき、
弥生販売19は、今までの、データ資産をそのまま活かして、ネットワークの上級版にアップグレードが簡単にできます。
将来を見据えて、最初から、弥生販売を導入することを、強く推奨します。
2019年の新元号対応、消費税改正には、もちろん対応ずみ。
なにかあっても、1年間は、無料サポートが付いていますので、バージョンアップが無償で受けれます。
しかも、万が一、やよい販売が動かなかったというときには、無償サポート期間ならば、返品OK！
◇弥生販売の主要機能
・見積
当たり前ですが、予め商品台帳に、自社の商品名と単価を登録しておくことで、見積作成時には、商品と数量を選ぶだけで、簡単に見積もりが作成できます。
もちろん、得意先も、得意先台帳に登録するので、失礼な社名間違いもなし、メールアドレスを登録しておけば、そもままメール送信することも可能。
以外に便利なのが、スタンプ機能。提出済みを意味する「済」、「保（留）」「却（却下）」が使えます。
・受注
見積書からクリックで、受注計上できます。同時に、注文請書を発行できるのも便利！
さらに、「未出荷」「全出荷」「一部出荷」「訂正出荷」「受注取り消し」の５つの出荷状態を保存できます。
・売上
売上伝票、納品書も、一発作成。
消費税の１０％引き上げ、複雑な軽減税率にもしっかり対応。
・請求
会社の業務で一番重要ともいえる、請求業務。
得意先ごとの締め支払い条件に基づき、「都度請求」「締め請求」に対応。
請求先も、本社一括や、支店別に発行など柔軟に管理できます。
・回収
回収予定表、回収状況一覧表、受取手形一覧表により、
請求漏れや、未回収のリスクにしっかり対応できます。
・データバックアップサービス
一台のパソコンでご利用でも、
「あんしん保守サポート」に加入していれば、クラウド上の、データバックアップサービスが利用できます。
入力や、ソフトの利用は、クラウド上のシステムと違い、さくさく動き、
万が一のデータバックアップだけ、クラウド上に保存という、
まさにいいとこどりの使い方です。
・一括振込サービス
・あんしん保守サポート
（初年度無料、通常年間34,500円
弥生のクラウド請求書システムはこちらから
◇販売管理システム「弥生販売19」の始め方
販売管理システム「弥生販売19」の始め方は、とりあえず、購入してしまい、インストールのが早いです。
万が一、動かなかったとしても、
弥生が以下の通り、返金保証している。
ただし、無償サポート期間のみ（『弥生販売 19 ネットワーク』は対象外）。
対象製品のいずれかを販売店で購入していただければ、
万が一「どうしてもうまく使いこなせない」という理由によりご使用を断念される場合に限り、
無料導入サポート期間であれば返品を承ります。
返品フリーサービス対象商品
お手続きの方法
お客さまの使おうとされるご意志とご努力と弊社のサポート等にもかかわらず「どうしてうまく使いこなせない」とご使用を断念されてしまった場合、
「返品フリー」サービス使用断念書（販売店で購入した際に発行された証明書類（領収書等、ご購入費・ご購入金額がわかるもの）を添付済み）を返品希望製品に同梱の上、
指定の返却先まで発送ください（注1）。
今後、よりよい製品とサービスをご提供させていただく上で貴重な参考資料とさせていただくと同時に、情報提供の「謝礼」として、
上記対象製品をご購入いただきました際の実費をお支払いします（注2）。
※以上、（株）弥生、公式ホームページより引用
◇よくある質問
・よくある質問：どこから買うのが安いか？
ずばり、Amazonがおすすめです。
下記に販売リンクがあります。
弥生販売 19 スタンダード 【最新】|新元号・消費税法改正対応| パッケージ版
・弥生販売を、クラウド上で使えるか。
「クラウドで弥生」と組み合わせることで可能になります。
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◇弥生販売19の変更点
・名称やメモ、備考欄の入力文字数を拡張
各種台帳や伝票の項目で入力できる文字数が増えました。
文字数が増えた項目は、主に、得意先名や商品名などの名称、メモや摘要、備考欄です。
・不具合の修正
「送り状の書き出し」機能から書き出した送り状のファイル（*.csv）で、規定より多い文字数が書き出されてしまう不具合を修正しました。
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