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経理業務改善提案(始めの一歩)

更新日:

今回の1冊は、予定を変更して「とのさん」のご質問へのお答えです。

ー以下、ご質問ー
こんにちは「との」です。
社内の業務改善についてご指導下さい。

仕入商品に注文番号を付け、仕入から売上や
在庫、売上漏れまで管理してますが
非常に時間がかかってます。

実は注文番号管理業務は、日次業務システムとは
別PCで管理してます。

日次処理の商品入出庫、在庫入力と
注文番号による仕入・売上漏れの管理業務に
女性事務員2名を要してますが
末締め集計を翌月5日に出すことで限界です。

小規模事業所では
仕入と売りのチェックなど考えず
売上漏れ重視でバリバリ効率化したほうが良いとお考えでしょうか?

ニタさんの考えをお聞かせ下さい。
メールでも結構です。

では。
ー上記までご質問ー

*私は経理システムの専門家なので、仕入・受発注・在庫システムのシステム開発
 の経験はありませんので、ご承知おき願います。

業種・規模が分かりませんので、上記内容から判断すると、ポイントが幾つかあると思います。

1)注文番号管理業務と日次処理の2つのシステムを使っている
2)女性事務員2名で業務を行なっている
3)翌月5日まで集計が、かかっている現状を改善したい

「とのさん」の会社の現状事態はうまく回っているのだと想像します。
あるいは以前の問題から現在のような体制を組まれたか?
中小企業では資金繰りが大きな問題で、売上先入金・仕入後払い『デル方式』でもない限り、仕入在庫をうっかり膨らませると、資金的問題と商品在庫がすぐ腐る問題が発生すると思います。

ですので、解決策として、
①技術(テクノロジー)は、力技を解決する
②バカな仕組みをシステム化するとバカな結果が高速生産される
2つの観点からのバランスが必要かと思います。

ポイント1)
一般的な販売システムのネットワーク版であれば、
日本の商習慣のほとんどやかなりの業種をカバーしているので、
二つのシステムを一本化することが可能だと思います。
それによる2重入力がなくなれば改善につながると思います。
ポイント2)
上記でシステム改善する場合に、費用が増えますので、
その分、他の仕事に回ってもらったりすることで、収支バランスが取れるかどうかです。
ポイント3)
上記1と2を考慮して、システムの見直し等を検討した場合、
これに限らず目的が達成されるかどうかをチェックします。
また費用が現在より上回る場合、
システム会社は+アルファのメリットを必ずと言っていいほど出してきますが、
「得られるメリットとかかるコスト」が本当にバランスするか、
納得いかなければいつでも止めるくらいの慎重さで何度も見直すことだと思います。

*偉そうなことをたくさん書きましたが、私の会社でもこれは大きな問題です。
 ただ私の会社では、業種的に粗利が多く仕入が少ない、件数がとても少ないので
 いまだシステム化はしていません。現状ではかけるコストよりメリットのが
 少ないと判断しています。

現状の仕組みを見直すにあたっては、フローチャートを書くのをお勧めします。
「忘れちゃならない経理の作法」
鈴木 豊著、中央経済社¥2800-です。

★みなさんからのアドバイスも、是非コメントをお願いします★

ほんじつは、この辺で。

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