中小企業の事務仕事こそ、主婦パートを活用して売上をアップ

ITその他

人手不足で、パートをもっと活用したい。

コロナ不況で、正社員を減らして人件費を削減したい。

パートが入っても、すぐに辞めてしまう。

 

こんな悩みはありませんか?

今日は、中小企業のパート・アルバイト問題を解決する。

パート・アルバイトシステムについて説明したいと思います。

 

僕は、中小企業を4社経営しており、

常日頃、業務を効率化する方法を研究しています。

主婦パートの活用についても、10年以上も前に、コンサルを受けながら、

いろいろな壁にぶつかり、様々な研究、実験検証を積み重ねてきました。

 

結論から言いますと、

一時は、小さなお子さんをお持ちのママ達、10名体制の職場となりました。

社員でしかできなかった難しい仕事もお願いしています。

子供の急な、発熱で休みが出てもカバーができています。

時給以上に、責任感をもって、業績貢献してくれています。

今回は、その内容を、シェアしたいと思います。

 

1、PAシステムとは

2、中小企業でPAシステムをオフィス・ワークに導入する問題点とは

3、オフィス・ワークを、パートさんに移行する具体的なやり方

 

1、PAシステムとは

パート・アルバイトシステムは、ピープルマネジメントともいわれ、米国のマクドナルドが開発した

人財活用の手法です。

日本マクドナルドが銀座に1号店を作る時、マクドナルドの創業者だった藤田田社長が、

林さんという方をアメリカのマクドナルド本社に派遣した。

林さんが学んだのは、マクドナルド大学という、人材育成の専門機関です。。

これが、日本にパートアルバイトシステムが持ち込まれた最初だという風に言われてます。

 

アメリカのですねパートアルバイトシステムマクドナルド自体はどうやって開発したかって言うと、

アメリカのトップ大学、ハーバード大学だとかの人材育成の専門家に依頼をしました。

昔、アメリカはボートピープルというベトナムからの難民がたくさん入国してきました。

こうした仕事は全然分からない、下手をすると英語も怪しい、そんな人でも短期間に戦力化できる、

「パート・アルバイトシステム」というものを、マクドナルドは構築しました。

ハンバーガーが安く美味しいから、マクドナルドが成功した大きな要因と思わてますが、

本質は、このパートアルバイトシステムによって、高品質なサービスを、全国一律で提供する。

そして、新店がオープンすると、短期間で採用・教育できるので、多店舗展開がスピード感をもってできたのです。

さらに、その投資回収が早かったのが、マクドナルドの利益の源泉なんです。

 

たとえるならば、会計ソフトとかのソフトというのは、

繰り返し・繰り返し同じ作業を高速化・効率的する目的でプログラムが書かれて出来てるわけです。

人を使って効率化・仕組み化するというのが 「PA システム」です。

 

僕は、10年前に、この元日本マクドナルドの林先生の流れを汲む、コンサルタントの先生からPAシステムの指導を受けて、

自社の正社員が行っていたオフィス・ワークを、パートさんに移行して、人件費の削減に成功しました。

社員が退職した際に、補充をせずに、パートさんでその仕事を代替したのです。

社員一人分の5日間の仕事を、週2〜3日出社するパートさん2人か3人に置き換えます。

そうすることで、給与はもちろん、社会保険などのトータルコストで下がるわけです。

 

 

2、中小企業でPAシステムをオフィス・ワークに導入する問題点とは

ただし、中小企業でPAシステムをオフィス・ワークに導入するときには、

以下のような3つの問題があります。

1)小品種少量の仕事である為、ボリュームが小さいからマニュアルが作りが難しい

2)パソコンを使ったデスクワークが中心なので、進捗状況が眼に見えない

3)社内が忙しく混乱している為、社員がパート・アルバイトを教育している暇が無い

それぞれ解説します。

 

1)小品種少量の仕事である為、ボリュームが小さいからマニュアルが作りが難しい

もともとPAシステムは、ファーストフードで開発されました。

ファーストフード・飲食・小売りの仕事は、ある程度決まった仕事が、たくさんの店舗で

同じ動き方となるので、マニュアルを作ったり、教育方法を確立するのに、やりやすいという事実があります。

反対に、中小企業は、細々した仕事が、月に一回、へたをすると年に一回なので、やりにくいのです。

マニュアル化を強引にすすめると、コストが全く合わないばかりか、社内が・プロジェクトチームが疲弊してしまいます。

このマニュアル作成は、当初外注するなど工夫が必要かもしれません。

 

2)パソコンを使ったデスクワークが中心なので、進捗状況が眼に見えない

飲食・小売りの仕事は、見える化しなくても、手の遅い・速いの違いわかります。

仕事の品質・出来具合も、マネージャーがしっかり目視で確認できます。

それに対し、オフィスでは、パソコンを使っての事務作業が今や、9割以上を占めます。

例えば、弥生会計や弥生販売、クラウド会計システムを使った、

月次会計業務のその代表的なひとつです。

全体の進捗や、個人の理解度、仕事の出来・不出来の見える化が難しいです。

納期に間に合ったかあわないか、完了後でも品質が分からず、後からミスが発覚するという感じです。

マネージャーが全体を把握し、個別指示をだしながら、コントロールすることが物理的に困難です。

 

これについては、コミュニケーションスキルと頻度や、その他のツールによって対応する必要があります。

よくある、パートアルバイトシステムの教科書通りには、うまくいかないのです。

壁を越えられないと、関係者全員にとってストレスの多い職場になりかねません。

 

 

3)中小は社内が忙しく混乱している為、社員がパート・アルバイトを教育している暇が無い

その結果、何が起きるかというと。

(1)パートさんが入っても2~3日ですぐ辞める、定着しない

(2)お子さんの発熱で、急に休むパートさんがでると、電話応対する人が誰もいなくなる

(3)少々、素行に問題があるパートさんでも、教える手間を考えると、入れ替えできなくなり、

   パートさんと言っても、実質、社員と同じような待遇となる

まとめると、

現場からは、「できる人」を採用してくれ、と言われ。

辞めていくパートさんからは、「教えてもらえなかった」と言われます。

 

世の中には、

パートアルバイトに関する書籍や情報が溢れています。

その中から、自社に合うノウハウ、さらには、自社の業種業態にあわせるアレンジが重要です。

3、オフィス・ワークを、パートさんに移行する具体的なやり方

 

では、僕の会社では、具体的にどのようにやったかというのを以下に、簡単に説明します。

 

まずは、社員がやっている作業を、付箋に書き出します。

いったいどんなことをやっているんか、全てです。

そして、それを、自分でなければできない仕事と、パートさんに移管できるものに区分けします。

最初は、面白いくらい、誰でも、パートさんに移管できる仕事はないと言います。

それで、仕方がないので、それらをグルーピングします。マンスリー・ウィークリーでやってるもの、

デイリーでやってるものという感じです。

それで、デイリーのものから移管することにしました。

今度は、そのデイリーの仕事を工程ごとに分割します。

なるべく、細分化して、どこで終わっても良い、途中でやる人が変わっても、支障がないようにすることがコツです。

そうしたら、マンスリーの請求書発行や、入金消込まで、パートさんでできるようになりました。

 

まとめ

PAシステムとは、別名、ピープルマネジメント、米国のマクドナルドが開発した人財活用の手法。

中小企業でPAシステムをオフィス・ワークに導入する問題点は

1)小品種少量の仕事である為、ボリュームが小さいからマニュアルが作りが難しい

2)パソコンを使ったデスクワークが中心なので、進捗状況が眼に見えない

3)社内が忙しく混乱している為、社員がパート・アルバイトを教育している暇が無い

オフィス・ワークを、パートさんに移行する具体的なやり方は、

社員がやっている作業を、付箋に書き出し、グルーピングする。ひとつの作業を工程ごとに細分化して、マニュアル化。

 

当初は、PAシステムの導入に、猛反対がありましたけど、やっていけば、なんとかなるもんです。

コロナの影響で、東京の大学生もバイト先が減って困っていると聞きます。

パートさんだけでなく、アルバイトも視野に入れて求人・教育していけば、

ずいぶんとパートアルバイトの人で、事務作業が回るようになります。

その分社員の人は、更に売り上げをあげる仕事に専念すれば、会社の業績回復・アップにつながると思います。